Las 6 mejores aplicaciones de planificación de reuniones (revisadas)

Hay dos formas de perder su valioso tiempo en la oficina. La primera es sentarse en una reunión aburrida e improductiva, y la segunda es pasar horas programando reuniones.

Programar reuniones es un arte en sí mismo. Tienes que ponerte en contacto con tus compañeros de trabajo o amigos para conocer su disponibilidad y voluntad de asistir a la reunión. Dependiendo del número de invitados, llegar a un consenso sobre la fecha y hora ideales para la reunión puede ser un proceso que requiere mucho tiempo y es agotador. E incluso después de llegar a algún tipo de consenso, aún tendrá que hacer recordatorios en forma de largas cadenas de correo electrónico.

Afortunadamente, las aplicaciones de programación de reuniones eliminan estas molestias al hacer que el proceso de planificación de reuniones sea rápido y fácil. Puede utilizar estas herramientas para sondear a sus compañeros de trabajo y amigos sobre la fecha y hora más adecuadas para reunirse. Las aplicaciones informan a otros sobre su disponibilidad, al tiempo que le impiden reservar dos veces un horario.



Esta publicación revisará algunas de las mejores aplicaciones de programación de reuniones que valen su tiempo y dinero.

Tabla de contenido

Qué buscar en una aplicación de planificación de reuniones

Recordatorio de la reunión del evento de la agenda del calendario

Los siguientes son algunos de los factores a considerar al elegir un software de programación de reuniones.

1. Facilidad de uso

La facilidad de uso es un término tan amplio y subjetivo. Entonces, ¿cómo se sabe que un software de programación de reuniones es fácil de usar?



Primero, no debería llevarte horas de entrenamiento adicional descubrir cómo usar la aplicación. Además, sus colaboradores deberían poder configurar la aplicación con facilidad. Por encima de todo, el panel del software debe ser simple e intuitivo.

2. Capacidad de personalización

La personalización es otro factor crucial que debería determinar su elección de una herramienta ideal para programar reuniones.

La aplicación debe reflejar sus necesidades personales y de marca, incluidos sus logotipos, colores, lemas, etc. Esa es una excelente manera de hacer que sus clientes y clientes se interesen por su marca.

líneas de recogida sucias y cursis

3. Integración de correo electrónico

El correo electrónico sigue siendo el método de comunicación preferido entre la mayoría de los profesionales. Por lo tanto, su aplicación de programación de reuniones también debe integrarse con sus correos electrónicos oficiales.

Eso significa que cualquier cambio que realice en la herramienta debe reflejarse inmediatamente en la bandeja de entrada de su correo electrónico.

4. Compartir y sincronizar

La idea fundamental detrás del desarrollo de aplicaciones de programación de reuniones es eliminar las molestias de los interminables intercambios que caracterizan a los métodos tradicionales de programación de reuniones.

Por lo tanto, tiene sentido que una excelente herramienta de programación ofrezca facilidad para compartir y sincronizar entre varios dispositivos y plataformas. Si un asistente realiza o solicita un cambio, esos cambios deben ser inmediatamente visibles para todos los participantes.

5. Compatibilidad e integración

Es poco probable que todos los asistentes a una reunión utilicen sistemas operativos similares. Como tal, el software de programación de reuniones que elija debe ser compatible con varios sistemas operativos, incluidos Windows, Mac, iOS, etc.

En términos de integración, su aplicación de programación debe integrarse con la mayoría de los sistemas SaaS que su empresa ya utiliza. Estos van desde CRM, Dropbox, aplicaciones de calendario, por mencionar solo algunos.

6. Valor por su dinero

No importa si un software de programación de reuniones marca todas las casillas, si no es asequible, simplemente no se beneficiará de él.

Las 6 mejores aplicaciones de planificación de reuniones

1. Calendario Boomerang

calendario boomerang

Boomerang Calendar es una extensión de navegador para Firefox y Chrome que puede conectar a su cuenta de Google Calendar y Gmail para facilitar el acceso a su agenda y correo electrónico. La aplicación permite a los usuarios establecer horarios de reunión agradables de varias formas.

Por ejemplo, mientras redacta un correo electrónico, Boomerang Calendar muestra una vista de su calendario y sugiere los mejores horarios para programar sus reuniones, según su disponibilidad. Luego, la herramienta captura sus períodos de tiempo gratuitos y los envía a sus colaboradores, quienes responden haciendo clic en los tiempos que les funcionan.



Una vez que haya determinado una hora de reunión agradable, los detalles se mostrarán inmediatamente en su evento de Google Calendar.

Para salvaguardar su privacidad, Boomerang Calendar solo revela sus tiempos libres a sus destinatarios, no los detalles de los otros eventos en su calendario. Y la aplicación es completamente gratuita.

2. Calendly

calendly

Calendly funciona de una manera más o menos similar a Boomerang Calendar. Muestra los detalles de su disponibilidad a sus destinatarios y les permite seleccionar las horas que les conviene.

Para comenzar, debe sincronizar Calendly con su calendario. Y la buena noticia es que la aplicación se sincroniza con la mayoría de los calendarios, desde Google Calendar hasta Outlook, iCal y Microsoft Office 365.

A continuación, sugiere diferentes opciones de reunión según la naturaleza de la reunión. Por ejemplo, puede etiquetar una reunión como 'entrevista telefónica de 1 hora' o 'evaluación de 30 minutos para solicitantes de empleo'. La aplicación viene con detalles más finos que puede agregar a cada tipo de reunión para que sea aún más específica.

Por último, envía un enlace a las personas con las que está programando la reunión. Los destinatarios confirman su disponibilidad y Calendly sincroniza todas las citas confirmadas. Esta aplicación de planificación de reuniones está disponible en planes gratuitos y de pago.

3. calendario de Google

calendario de Google

Si está buscando una herramienta de programación de reuniones que sea asequible, fácil de usar y que ofrezca funciones de integración increíbles, debe buscar en Google Calendar. Como se trata de un producto de Google, no sorprende que se integre con casi todas las demás aplicaciones de Google, incluido Gmail. Programar una reunión con Google Calendar es un proceso rápido y fácil, ya que principalmente implica la creación de un calendario grupal dentro de la aplicación.

Para crear un calendario de grupo;
I. Vaya a la aplicación Calendario y luego haga clic en 'Otros calendarios +> Crear nuevo calendario'.
ii. Aparecerán tres puntos junto al nombre del calendario. Haga clic en esos puntos, luego haga clic en 'Configuración y uso compartido'.
iii. Elija entre las opciones disponibles en función de cómo desee compartir el calendario con sus colaboradores.

Después de crear y compartir el Calendario de grupo, puede usarlo para realizar un seguimiento de la disponibilidad de los destinatarios y coordinar los plazos.

Google Calendar es otra aplicación de programación de reuniones de uso completamente gratuito.

4. HubSpot

hubspot

Una de las características que distingue a HubSpot de otras aplicaciones de programación de reuniones es que no solo se integra con sus correos electrónicos, Google Calendar o Office 365 Calendar. También se integra con su CRM, lo que le permite planificar reuniones con sus clientes y prospectos sin problemas.

HubSpot es también una de las aplicaciones de programación de reuniones que es increíblemente fácil de usar. Cuando alguien programe una reunión, se agregará automáticamente a su calendario y se enviará al CRM.

La aplicación viene con un enlace de reserva personalizado que puede compartir a través de su correo electrónico para informar a otras personas sobre su disponibilidad. Los destinatarios pueden seleccionar cualquiera de sus horas disponibles.

Además, todas estas increíbles funciones son gratuitas.

5. Doodle

Doodle

Como la mayoría de los programadores de reuniones de esta lista, Doodle le permite crear una URL pública que captura su disponibilidad. Luego, puede compartir la URL con su equipo y ver si puede establecer una fecha y hora de reunión agradables, según su disponibilidad.

Lo mejor de sondear a su equipo con esta herramienta de programación de reuniones es que no los restringe a responder con un simple sí o no. También existe la opción de agregar 'si es necesario', lo que implica que el momento sugerido puede no ser necesariamente el ideal, pero podría funcionar. Además, la aplicación le permite determinar cuántas veces un destinatario puede sondear sí.

Doodle admite varios calendarios, incluidos Google Calendar, Outlook y Microsoft Office. Pero lo más importante es que los usuarios pueden aprovechar su página MeetMe, que es básicamente un calendario conectado en el que muestra su disponibilidad de forma permanente. Por lo tanto, las personas pueden visitar su página MeetMe y solicitar reuniones con usted sin necesidad de que usted las encuesta a través de su correo electrónico o URL.

Y aunque es principalmente un software basado en la web, Doodle también se enorgullece de la aplicación Doodle, que está disponible para usuarios de Android e iOS de forma gratuita. La herramienta está disponible en planes gratuitos y pagos.

6. Meetingbird

Meetingbird

Meetingbird es una aplicación de programación de reuniones basada en la web diseñada especialmente para personas que programan reuniones frecuentes utilizando Gmail o Front. El software no solo le permite planificar reuniones. También le ayuda a reservar tiempo para eventos tentativos, así como a bloquear las horas en las que no tiene la intención de tener ninguna reunión.

Para utilizar la aplicación, deberá integrarla con su dirección de correo electrónico de Gmail o Front a través de una extensión de Chrome. Después de eso, la herramienta muestra su calendario junto con su correo electrónico, lo que le permite ver su disponibilidad y programar una reunión en consecuencia. También existe la opción de crear invitaciones de calendario y compartir un enlace con su equipo para sondearlos sobre las fechas y horas de reunión sugeridas.

Meetingbird viene con muchas plantillas. Estas plantillas son invaluables si está intentando programar una reunión similar a otras que ha celebrado anteriormente.

La aplicación está disponible en paquetes freemium y premium.

Conclusión

Con las aplicaciones anteriores, programar reuniones nunca ha sido tan fácil. Solo asegúrese de seleccionar un software que capture adecuadamente las necesidades e intereses de su empresa.